正确开票、及时催款、快速解决纠纷是应收账款管理成功的三个关键环节。
一、正确开票:在实践中,销售收款周期中的发票错误一直是影响现金回收的第一大因素。1.发票错误的来源是销售订单的交付有缺陷。在进销存的前端业务部门,客户收到的货物存在价格或数量问题,导致应收款项有争议。但是,发现环节通常是在应收账款会计与客户核对时,付款到期前一周左右。要求销售部门和其他业务部门参与解决方案。第二,销售折扣等销售活动中产生的小额促销费用引发了许多争议。还有很多大卖场,比如超市,合同约定比较复杂,有些直接扣款不通知等。以及发票和单据滞后造成的发票开具问题。三、开票人为错误。发错数量或单价等。当然,也有一些客户对开票有特殊规定,比如需要客户送货单的格式并加盖客户收货单章,开具内容要与送货单一致,按照客户的订单号、物料号、计量单位开具。对于许多客户来说,会计期间是从收到发票之日起计算的,合同中不一定有规定。正确的开票是快速收回货款的关键,有争议或错误的发票的退回和补发时间会影响现金的及时收回。所以发货后立即开具发票不一定是最好的选择。最好和客户核对,开具正确的发票。将正确的发票、发货收据和合同副本发送给客户的应付账款部门进行记账。
二、提示付款提醒:发票开具正确后,月末应付账款会计应将系统中客户逾期付款的明细发送至具体到期日、发货日期、发票号、订单号、客户货号、计量单位、数量、单价等明细报表,最好添加正确的公司收款账号,并将对账联系人姓名和联系方式通过电子邮件或传真发送给客户财务人员。对于逾期应收账款部分和到期应收账款部分,分别询问客户付款计划日期。对于客户反馈的对账差异,有些要及时核实反馈,尤其是有争议的未清金额,需要根据情况进行处理。一是要处理好客户前期付款、指定发票核销变更、前期纠错等发票核销问题。二、财务独立处理的问题,如发货票错误、合同折扣导致的票据滞后等,要根据不同情况处理。第三,由于其他部门,如商品质量问题,需要参与解决,应立即联系业务部门加入解决。
三、快速争议解决:未决纠纷的快速解决是建立良好客户关系和回收充足且可预测的现金之间的平衡。企业客户对有争议的未付款都希望获得折扣等经济回报,但会为企业付出折扣等经济成本,同时也可能高估了及时付款的现金流入,特别是当大量未付款的有争议款项逾期时,普通客户会通过停止支付全部款项、发出新订单等方式使企业屈服。最好的办法当然是提前减少和预防纠纷。详细说明已在上述正确的发票和及时付款提醒中给出。而对于企业突发的现金短缺,现金的融资成本最高,有可能面临现金流断裂的风险。因此,快速处理未决争议金额是最好的方法。对于小折扣等造成的低成本未付款,可以做出让步。以便客户能够尽快支付货款。对于需要业务部门解决的问题,如商品质量、发货数量、价格差异等,要与业务部门一起快速解决,业务部门可以对问题进行核实和检查,快速解决,同时与客户的财务部门沟通,对没有差异的部分及时付款。